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棚卸しについて

公開日:2020年12月02日更新日:2022年10月11日

概要

こちらの記事では、ReCOREを使った棚卸しの方法について解説いたします。

「ReCOREにおける棚卸し操作の流れ」よりReCOREにおける棚卸しの操作手順の大まかな流れを確認のうえ、「具体的な棚卸しの操作について」よりお客様が実際に操作する具体的な手順をご確認をお願いします。

 

目次

 

ReCOREにおける棚卸しの流れ

ReCOREで棚卸しを行う場合、次のような手順で操作を行います。

 

在庫数スナップショットとは

【在庫数スナップショット】は、ReCOREデータ上にある全ての在庫数を棚卸し確定時のチェック元として確定する機能です。

ReCOREでは【在庫数スナップショット】をクリックする日「棚卸し日」とします。

イメージとしては、このボタンをクリックした時点で次の図のように在庫の帳票を紙で出力しているような状態をデータ保存しています。

【在庫数スナップショット】をクリックして確定したReCOREデータ上での「棚卸前在庫数」と、実際に商品を読み取った在庫数「読取数量」の差分を【差分商品の確認】画面で最終的に確認された「調整数量」を元に棚卸しの確定を行います。

なお、【差分商品の確認】画面では、差分のある在庫商品のみが表示されます。(画像の黄色表示の項目が該当します)

 

 

棚卸し操作では、必ず【在庫数スナップショット】を一度クリックする必要があります。

 

在庫数スナップショットをクリック後に再度クリックされますと、その時点のReCORE上の在庫数に上書き更新されてしまいます。(※下記画像参照)何度もクリックしないようご注意ください。

▼在庫数スナップショット上書き更新例

 

 

クリックするタイミングについては、後述の説明をご確認のうえ対応ください。

 

棚卸し日と棚卸し商品の読み取り手順のタイミングを確認

貴店において、商品の読み取り作業を次の2つのうちのどちらで進めるかによって【在庫数スナップショット】をクリックするタイミングが異なります。

 

(A)商品読み取り前に在庫数スナップショットを押す場合

※商品読み取りを【棚卸し日までに行う】または【読み込み自体を一日(処理件数が少ない)で終わらせる】場合に、こちらの手順を参照します。

 

(B)商品読み取り後に在庫数スナップショットを押す場合

※【棚卸し日以降に行う】場合に、こちらの手順を参照します。

以下よりお客様が選択されるA・Bの操作手順に沿って「具体的な棚卸しの操作について」にある各操作方法を確認のうえ作業を行ってください。

(A)商品読み取り前に在庫数スナップショットを押す場合

(例)
【棚卸し日】3/31
【商品読み取り作業】4/1以降に順次行う
3/31:閉店時の在庫数を元に棚卸しする場合、営業終了後に【在庫数スナップショット】をクリック後、商品の読み取り作業中も買取・販売も通常通り行なっていただけます。
4/1〜:商品読み取り作業を開始、差分がある場合は、最終の差分商品の確認(後述)にて確認

 

①「棚卸しケースの作成」棚卸し期間に入った段階で、【棚卸し】画面から【新しい棚卸しを開始】を選択し棚卸しケースの作成を行う

②「在庫数スナップショットを押す」【棚卸しID】画面で商品の読み取り作業を行う前に、【在庫数スナップショット】ボタンをクリックする

③「棚卸のレポートを出力する」【差分商品の確認・棚卸し確定】ボタンをクリックのうえ、【差分商品の確認】画面から【検索結果のエクスポート】を選択しスナップショット時の在庫状況を出力しておく(棚卸し確定時に棚卸前在庫の状況を把握しやすくするため)

④「棚卸し商品を読み取る」【分割ID】画面で現在の在庫をすべて読み取る (棚卸し日以降に入庫した商品(買取/仕入した商品)は別で管理する)

⑤通常どおり売買を行う

⑥「過不足を調整する」最終確定のために【差分商品の確認】を行う(当初の在庫がわからなくなったら③で出力したデータを参照する)

⑦ 棚卸し日以降に販売済みの商品ラベルは別保管するため、その商品ラベルを読み取り対応(※在庫数スナップショット後に読み取りを行う前に売れた商品)

※⑦を対応できない場合
⑥で販売した在庫を読み取りしたかどうかわからない状況が発生します。【調整数量】が『マイナス』数値の在庫は販売済み在庫である可能性を認識のうえ、ITコードをクリックし、遷移した在庫詳細画面の在庫履歴から各販売(店頭・一般・EC受注管理)によって差異が生じていないかを確認します。

⑧ ⑦で確認した在庫情報を元に【差分商品の確認】画面で調整を行う

⑨それ以外で【調整数量】が『プラス』数値の在庫は、別の理由がある可能性があるため、ITコードをクリックし、遷移した在庫詳細画面を開いて在庫履歴を確認のうえ【差分商品の確認】画面で必要な場合に【調整数量】の変更を行う

⑩「棚卸し確定」棚卸しを確定する

 

留意点

⑦の時点で販売した履歴がなく差分が生じている(【調整数量】が『マイナス』数値)場合:

「盗難などにより紛失している」「廃棄物が未処理のまま」「他ケースで確保中だが実物は販売済み」などの可能性があるため、商品を再確認のうえ【廃棄】もしくは【差分商品の確認】画面でマイナスの調整を行う

※商品の読み取り忘れており「棚卸前在庫」と実在庫が一致する場合は、調整不要のため【調整数量】を『0』に変更する

 

スナップショット後に商品を読み込まず店間移動を行ってしまった場合:

ReCOREの右上の店舗選択にて【全店舗】を指定し、【在庫リスト】画面で【履歴エクスポート>店間移動】から期間を指定しエクセルデータを出力する

出力したデータを元に在庫リスト画面で在庫の検索を行い、詳細状況を把握のうえ【差分商品の確認】画面にて調整を行う

 

⑤の間に発生した別管理している在庫および販売ラベルについて:

当該商品が在庫数スナップショット前・後のどちらで増減したのかがわからない場合、そのラベルを【在庫リスト】画面で読み取り検索を行います。

該当する在庫詳細画面の在庫履歴の日時(例:店頭販売と棚卸し画面の【在庫数スナップショット】の「取得日」時間を基準に棚卸し日前・後を確認のうえ、差異を確認します

 

(B)商品読み取り後に在庫数スナップショットを押す場合

(例)【棚卸し日】3/31
【商品読み取り作業】3/25から順次行う場合
【棚卸し期間】3/25〜3/31:商品のバーコード読み取り作業中も、買取・販売も通常通り行います
3/31:閉店時の在庫数を元に棚卸しする場合、営業終了後に【在庫数スナップショット】をクリック
3/31 差分がある場合は、最終の差分商品の確認(後述)にて確認に調整されます。

 

①棚卸し期間を決める(ex 3/25~3/31まで)

※棚卸し期間=ここでは、商品読み取り開始から棚卸し確定の処理までを指します

②「棚卸しケースの作成」【棚卸し】画面から【新しい棚卸しを開始】を選択し棚卸しケースの作成を行う

③「棚卸し商品を読み取る」【分割ID】画面で現在の全ての在庫(入庫された在庫:店頭買取・一般仕入・宅配買取・店間移動など含む)を読み取る

④「在庫数スナップショットを押す」【在庫数スナップショット】ボタンをクリックする

⑤「過不足を調整する」最終確定のために【差分商品の確認】を行う

⑥「棚卸し確定」棚卸しを確定する

 

留意点

読み取り後売れた商品の調整について:
調整数量に『プラス』数値として表示されるため、在庫詳細画面の在庫履歴を確認のうえ実物の在庫情報と一致する場合(調整不要の場合)は【調整数量】を『0』に変更し、調整が必要であれば必要数量へ訂正を行います

 

④の後に入庫された在庫について:
・今回の棚卸しには含めず、次回以降の棚卸しにて処理をお願いします。
※入庫された実際の在庫については、別場所で管理を行ってください

・今回の棚卸しに含める場合は、**(A)商品読み取り前に在庫数スナップショットを押す場合**の手順を採用してください
※なお、万が一再度、在庫数スナップショットを押された場合は、最初から商品の読み取り作業を行い、販売した商品は棚卸し対象から除外する必要があります

 

具体的な棚卸しの操作について

お客様が選択されたA・Bの操作手順に沿って、次の各操作方法を確認のうえ作業を行ってください。

 

棚卸しケースの作成

【在庫】メニューより【棚卸し】をクリックします。

 

既に棚卸しのデータが存在している場合は、こちらに一覧が表示されます。

 

新しく棚卸しを始める場合は、画面右上の「店舗名」を確認のうえ、【新しく棚卸しを開始】ボタンをクリックします。
すると、以下のように新規棚卸しの登録画面が表示されます。

  • 対象ロケーション
    • 棚卸しを行うReCORE上の保管場所『デフォルト』『倉庫1』『倉庫2』『優先』を選択します。
  • 対象年月
    • 棚卸しを行う月を選択します

※こちらの作業は、1度の棚卸しで各ロケーション毎に一回のみ行ってください。

 

在庫数スナップショットを押す

【在庫数スナップショット】をクリックすると、クリックされた日時がボタン左横に「取得日」として更新表示されます。

※なお、初期値として棚卸しケースを作成の日時が表示されています。

 

棚卸し商品を読み取る

■現在庫商品をバーコードリーダーで読み取り登録する

【棚卸しID】画面の分割リストにおいて【+新しいリストを追加】をクリックします。

【新規分割リスト】画面の「棚番号」には、商品読み取り作業で確認しやすいように各店舗で任意の棚番号を入力します。

 

該当する棚番号の商品を順に、バーコードリーダーで商品バーコードの読み取りを行うと次のように反映されます。

該当する棚番号の商品を読み取り終えたら、【保存する】をクリックします。

 

 

保存された内容は、次のように分割リストに表示されます。(「分割ID」は自動採番されます。)

【分割ID】の該当番号をクリックすると、読み取りした内容の反映状況が表示されます。

 

★ポイント★

  • 同一ITコードの商品が複数回読み込まれた際は、数量に加算されます
  • 数量は手入力にて変更することも可能です。誤って同じ商品を二度読み取りしてしまった場合などは修正します。
  • 在庫バーコードの読み取りではなく、商品コードや代替在庫コード、JANコードなどで検索して商品を呼び出し、追加することも可能です。

 

複数人で商品読み取り作業を分担される場合

棚卸しケースを作成後に、あらかじめ各担当スタッフの方がログイン後に当該ケースより【+新しいリストを追加】をクリックし【分割ID】を作成のうえ、商品の読み取りを行ってください。

 

 

■現在庫商品をExcelデータで一括登録する

棚卸商品をバーコードで読み取る以外に、Excelデータにて一括アップロードする方法もあります。

以下のリンク先よりフォーマットをダウンロードのうえ、「キーワード」項には【商品コード】または【在庫コード】または【代替在庫コード】または【JANコード】のいずれかを入力し、「数量」項には各商品の数量を入力し、保存します。

▼フォーマットはこちらから

棚卸しフォーマット_Excel版

棚卸しフォーマット_CSV版

 

【ファイルからリストを作成】をクリックします。

 

表示されたインポート画面でフォーマットには『Excel・Googleスプレッドシート用のファイル』を選択チェックのうえ、任意の「棚番号」を入力し、ファイルを選択して【インポートする】をクリックします。

 

★インポートのルール★

  • 一度にインポートできる商品は1万件までになります。それ以上の商品をインポートされたい場合は、事前にデータの分割のうえ、複数回に分けて操作を行います。
  • インポートされた商品が500件を超える場合は、ReCORE上でのリストが分割され別々の分割IDとなります。

インポートが完了すると、次のように分割リストに表示されます。(「分割ID」は自動採番されます。)

【分割ID】の該当番号をクリックすると、読み取りした内容の反映状況が表示されます。

 

■分割リスト画面の見方

・読込商品数:実際に読み取りした商品の種類の数です。
・超過商品数:ReCOREのデータ上の在庫数よりも、実際にバーコードを読み取りした個数が多かった場合、その差分が表示されます。
・不足商品数:ReCOREのデータ上の在庫数よりも、実際にバーコードを読み取りした個数が少なかった場合、その差分が表示されます。

※棚卸しの商品読み取り途中であっても、ReCORE上のデータ数量に対して読み取りした数の過不足を表示しています。
※読み取りした商品に対してReCORE上のデータ数量に対して不足である場合、他分割IDで作業完了までに商品を読み取りする可能性がありますので、一旦このまま最後まで作業を行います。

 

以下の点も参考にご覧ください。

棚卸操作で在庫のバーコードを読み取り保存すると「無視されました」と表示されるのはなぜ
https://help.recore-pos.com/archives/6113

 

 

過不足を調整する

全商品の読み取りが完了した時点で、実際の在庫数とReCOREのデータ上での在庫数の最終差異を確認を行います。

赤色の【差分商品の確認・棚卸し確定】ボタンをクリックすると、過不足のある在庫商品のみリストとして表示されます。

※棚卸し日のReCORE上「棚卸前在庫」と読み取り数量が一致する在庫商品は表示されません。

【差分商品の確認 画面の見方】

棚卸前在庫:【在庫数スナップショット】をクリックした時点のReCORE上の商品在庫数です。

調整数量:棚卸前在庫と商品の読み取り数を比較し、ReCOREデータ上に必要な調整数を自動算出した数量が表示されます。(鉛筆マークをクリックして編集が可能です。)

棚卸後在庫:棚卸前在庫に調整数量を加味して棚卸しを確定した場合、ReCOREデータ上の在庫数として想定される在庫数を表示します。

【調整数量】を変更することで、棚卸後在庫の数が自動で変更されます。

 

※調整数量がマイナスの場合
ReCOREデータ上の理論在庫に対して、実際に読み取りした商品数が少なかった場合、調整数量にマイナス表示されます。
この場合、商品バーコードの読み取り忘れの可能性もあります。
再度、商品の数量を確認のうえ、調整数量の鉛筆マークをクリックのうえ修正します。

 

※調整数量がプラスの場合
ReCOREデータ上の理論在庫に対して、実際に読み取りした商品が多かった場合、調整数量はプラス表示されます。
商品バーコードの二重読み込み、在庫数の入力ミスの可能性もあります。
再度、商品の数量を確認のうえ、調整数量の鉛筆マークをクリックのうえ修正します。

※棚卸確定後に、棚卸し確定前の状態へ戻すことはできませんので、慎重に確認を行ってください。

 

★ポイント★

  • 差分商品確認画面のデータはExcelデータで出力することができます。必要に応じてダウンロードし、店舗内で差分の確認と調査にお役立てください。手順は棚卸のレポートを出力するを参照ください。
  • 再確認のうえ数量調整が完了した商品のみ非表示にすることが可能です。
  • (数量確認が完了されたものは非表示にしておくことで紛らわしさを解消できます。)
  • 確認済みの商品の一番右側にある【メモ】と【確認済みを除外】にチェックをつけ、【検索】ボタンをクリックすると非表示とすることができます。

▼差分商品(全ての表示)

▼差分商品(未確認の商品のみ表示)

 

【過不足の調整例】

商品の読み取り忘れ、実在庫がデータ数量と一致する場合

 

棚卸前在庫は『5』個、読み取りされた数量は『1』個であったものの、実在庫を再度確認すると『5』個あり。『4』個読み取り忘れであることが判明。

棚卸前在庫と実在庫は一致しているため、最終的には調整する必要がないので「調整数量」を『0』に変更のうえ、「調整理由」に確認結果などを入力します。

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実在庫がデータ数量より不足している場合

棚卸前在庫は『2』個、読み取りされた数量は『1』個であった。実在庫を再度確認すると『2』個のうち『1』個は販売できない状況に破損していることが判明。

棚卸前在庫より実在庫が『1』個不足しているため、「調整数量」をそのままに「調整理由」に確認結果などを入力します。

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在庫数スナップショットをクリック後に、買取した商品を誤って読み取ってしまった場合

棚卸前在庫は『0』個、読み取りされた数量は『1』個であった。店頭買取された日を確認すると在庫数スナップショットをクリック(棚卸し日)後に『1』個を買取していることが判明。

棚卸前在庫に対して調整不要のため、「調整数量」を『1』から『0』に変更のうえ、「調整理由」に確認結果などを入力します。

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在庫数スナップショットをクリック後に、販売した商品を読み取り忘れた場合

棚卸前在庫は『1』個、在庫詳細情報を確認すると在庫数スナップショットをクリック(棚卸し日)後に『1』個を販売していることが判明。

棚卸前在庫に対して調整不要のため、「調整数量」を『-1』から『0』に変更して「調整理由」に確認結果などを入力します。

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重複して読取し、実在庫がデータ数量と一致する場合

棚卸前在庫は『1』個、実在庫を確認する重複して読み取ったことで読み取りが『2』個であったが、実際には『1』個であることが判明。

棚卸前在庫に対して調整不要のため、「調整数量」を『1』から『0』に変更のうえ、「調整理由」に確認結果などを入力します。

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一部商品の読取忘れ、実在庫がデータ数量より多い場合

棚卸前在庫は『3』個、『1』個しか読み取りを行っていなかった。実在庫を確認すると『4』個あり、読み取り忘れと在庫登録に不備があったことが判明。

棚卸前在庫に対して調整が必要なため最終の在庫数を『4』個にするため、「調整数量」を『-2』から『1』に変更のうえ、「調整理由」に確認結果などを入力します。

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在庫数スナップショットをクリックした後に、店間移動した商品を読み取り忘れた場合

棚卸前在庫は『2』個、実在庫を確認すると棚卸し日には『2』個当該店舗にあったものを読み取り忘れ、棚卸し日以降に『2』個を店間移動していることが判明。

棚卸前在庫に対して調整不要のため、「調整数量」を『-2』から『0』に変更のうえ、「調整理由」に確認結果などを入力します。

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差分商品の確認画面に表示されなかったものの、実在庫がデータ数量より多く存在していた場合

差分商品の確認画面に表示されないため、「分割ID」で改めて実際の在庫数を読み取ります。

その後に、再度【差分商品の確認・棚卸し確定】ボタンをクリックのうえ、改めて【差分商品の確認】画面より内容を確認し、調整が必要な場合のみ調整数を変更します。

※なお、【差分商品の確認】画面で確認する際には、再び【在庫数スナップショット】をクリックしないようご注意ください。

 

【その他】商品読み取り後に在庫数スナップショットをクリックした後で販売された場合は、(差分商品の確認)画面に表示されません。

この場合は、一致しているため調整する必要がありません。

 

棚卸し確定

全ての調整が完了しましたら、最後に【棚卸し確定】ボタンを押してください。
確定後、棚卸の確定処理が開始され、ステータスは『確定処理中』となります。

※この状態になりますと、確定したデータの修正はできなくなりますので十分にご注意ください。

数分後に処理が完了いたしましたらステータスが『完了』になります。

 

なお、棚卸し確定により在庫商品の読み取り時に「分割ID」に指定された「棚番号」は、棚卸しの確定と同時に各在庫の「棚番号」に最新の情報として上書き更新されます。
そのため、在庫に対して棚番号を管理運用される場合には、棚卸し操作において必ず正しい「棚番号」を入力します。
また、分割IDの「棚番号」を空白すると、棚番号は空白へ上書きされますので、ご注意ください。

 

棚卸のレポートを出力する

完了した【棚卸ID】をクリックし詳細画面を開きます。

 

【差分商品の確認・棚卸確定】をクリックします。

 

「差分商品の確認」画面で【検索結果をエクスポート】をクリックすると、棚卸確定後のデータをダウンロードすることができます。

※確定前に出力することも可能です。

 

ReCORE上ではなく別途資料として保管されたい方はご活用くださいませ。

以上で棚卸作業は完了です。

 

その他

■ITコード以外を読み取って棚卸しを行う

棚卸時のバーコード読み取りは、ITコードではなく、JANコードやPDコードで行うことも可能です。

ただし、JANコードやPDコードは、1商品につき1つの個別コードが発行されるITコードとは違い、複数個の商品が同一コードで存在しております。

そのため、JANコードやPDコードを読み取り、商品が存在しないまたは複数個該当する場合は、以下の様にメモ欄に読み取りができなかった商品が記載されます。

いったんこのまま保存し、差分確認時に読み取りができなかった商品が表示されますので、その画面にて調整をお願いいたします。

 

■グロス管理の商品の入力方法

グロス管理の場合は、買取の際に、以下の通り【グロス管理対象商品】にチェックを入れていただいているかと思います。

 

該当商品のITコードを棚卸しの画面で1度読み取り、同じITコードに紐づく商品の個数を数え、数量に実際の数を入力してください。

グロス管理についての詳細はこちらからご確認ください。

グロス管理について

 

棚卸しについての解説は以上です。

ご不明点等ございましたら、ヘルプチャットもご利用くださいませ。

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